高崎の士業事務所の案件管理期限を、担当者の記憶から外す
案件ごとに期限も必要書類も違います。件数が増えるほど、抜けたときの影響は大きくなります。覚えておく仕事を仕組みに移します。
Problem
士業の案件管理、こんなことになっていませんか？
進捗が担当者の頭の中にしかない
いまどの案件がどこまで進んでいるかを、聞かないと分かりません。担当者が不在の日は、確認の連絡にも答えられなくなります。
期限の管理がカレンダーと手帳に分かれている
案件ごとに違う期限を、それぞれの方法で管理しています。全体を見渡す場所が無いので、近いものから順に、という判断ができません。
必要書類が揃ったかを都度確認している
案件の種類によって要る書類が違います。何が届いていて何が足りないかを、そのつどファイルを開いて確かめることになります。
抜けたときに気づくのが遅い
期限を過ぎてから発覚すると、取り返しがつかない場合があります。事前に知らせる仕組みが無いと、注意力だけが最後の砦になります。
Solution
弊社なら、こう進めることをご提案します
案件・書類・期限を、ひとつの場所にまとめる
案件の種類ごとに必要な書類と期限の型を用意しておけば、登録した時点で「やること」が並びます。誰が見ても同じ状態が分かるようになります。
Webアプリ・業務システム開発FAQ
よくあるご質問
案件の種類が多く、決まった型に収まりません
収まらない前提で設計します。よくある型をいくつか用意して、当てはまらないものは自由に組める形にしておくのが現実的です。
既存の会計ソフトや申告ソフトと繋がりますか？
ソフトによります。繋げられない場合も、案件の進捗管理だけを分けて持つ形にすれば、二重入力を最小限にできます。
機密情報を扱うので不安があります
誰がどの案件を見られるかを決めた上でおつくりします。保管期間や持ち出しの可否まで含めて、事務所の運用に合わせて設計します。